Job Discription

JOB DISCRIPTION

PANITIA SINODE HKI KE-62 (SINODE KERJA) TAHUN 2018

1.    Panitia Sinode dilantik pada Minggu, Tgl. 24 September 2017.

2.    Pembagian Tugas :

A.    Ketua: Ketua Panitia bertanggungjwab penuh tentang terlaksananya dan suksesnya Sinode Kerja Ke-62. Ketua Panitia diberi wewenang seluas-luasnya setelah mendapat persetujuan dari Pucuk Pimpinan untuk melakukan kominukasih di dalam Kepanitiaan dan di lura kepanitiaan dalam rangka mensukseskan Sinode HKI ke-62 (Sinode Kerja). Ketua Panitia mampu mengkoordinir dan memimpin seluruh Panitia. Ketua Panitia wajib meminta saran kepada Pucuk Pimpinan bila mana ada hal-hal urgent atau sangat penting dan mengikat. Ketua Panitia menentukan semua tugas-tugas seksi-seksi, serta meminta pertanggungjawaban dari setiap seksi tentang pelaksanaan tugas masing-masing. Ketua Panitia akan melakukan tugasnya untuk:

a.       Menentukan budget yang dibutuhkan untuk pelaksanaan Sinode.

b.      Menetapkan Tema dan Sub Tema Sinode.

c.       Menentukan tempat Sinode dilaksanakan.

d.      Menentukan schedule rapat panitia.

e.       Menetapkan dua jenis rapat, yaitu :

-          Rapat seksi.

-          Rapat gabungan.

f.       Melaksanakan pembubaran panitia dan memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Pucuk Pimpinan HKI/Streaming Komite.

B.     Wakil Ketua: Wakil ketua membatu ketua untuk melaksanakan semua tugas-tugasnya, bilamana Ketua berhalangan, wakil ketua dapat memimpin Rapat Panitia.  

C.    Sekretaris:  Sekretaris bertanggungjawab melaksanakan semua tugas kesekretariatan dan tetap harus mengkomunikasikan dengan ketua atau wakil ketua. Semua kebijak yang dilakukan sekretaris harus mendapat persetujuan dari Ketua Panitia.

D.    Wakil Sekretaris: Wakil sekretaris bertugas untuk membatu Sekretaris untuk melakukan semua peranan dan tugas-tugasnya.

E.     Bendahara: Bendahara bertugas untuk membukukan semua keuangan, baik pengeluaran dan juga pemasukan. Bendahara hanya dapat mengeluargkan keuangan jika mendapat persetujuan dari ketua. Bendahara dapat membuat buku rekening Panitia dengan Sekretaris jika mendapat persetujuan dari Ketua Panitia. Bendahara bertugas untuk melampirkan semua bukti-bukti keuangan dengan jelas dan valid.

F.     Wakil Bendahara: Wakil bendahara bertugas membantu bendahara dalam melaksanakan semua tugas-tugasnya.

3. Tugas Seksi

A.    Seksi Dekorasi, Peralatan dan Tempat :

1.      Menentukan jadwal rapat seksi.

2.      Mengusulkan besaran dana yang dibutuhkan untuk seksi ini.

3.      Mempersiapkan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan Panitia Sinode seperti: aula, tempat sinode, ruang komisi, ruang makan dan tratak diluar aula jika dibutuhkan setelah mendapat persetujuan dari Panitia Inti.

4.      Membuat umbul-umbul dan spanduk disekitar tempat sinode dan juga disetiap pintu masuk kota (tempat sinode dilaksanakan).

5.      Mempersiapkan bendera merah putih, logo HKI, dan Vandel Daerah (Daerah I-XII).

6.      Mendekorasi setiap ruangan yang dipakai peserta sinode.

7.      Dan lain-lain yang berhubungan dengan peralatan, dekorasi dan tempat dengan tujuan untuk kesuksesan jalannya Sinode HKI yang ke-62 di Daerah VIII.

8.      Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Panitia Inti.

B.     Seksi Akomodasi dan Pendaftaran :

1.      Menentukan jadwal rapat seksi.

2.      Mengusulkan besaran dana yang dibutuhkan untuk seksi ini.

3.      Berkoordinasi dengan yang membidangi seksi ini untuk kepastian tempat sinode dan akomodasi.

4.      Mencari tempat (akomodasi) seluruh peserta yang tidak jauh dari tempat sinode.

5.      Mengusulkan tempat (akomodasi) untuk Pucuk Pimpinan HKI: Ephorus/Inang, Sekjen/Inang, Majelis Pusat, BPKP, para Praeses, Pendeta dan seluruh Peserta Sinode dengan tertib dan nyaman.

6.      Mempersiapkan formulir pendaftaran dan meja pendaftaran secara rapi tanpa terlihat kasak-kusuk pada hari h pendaftaran.

7.      Mempersiapkan tanda atau koorcade (tanda pengenal untuk peserta sinode, untuk peninjau, dan tamu, serta yang lainnya).

8.      Dan lain-lain yang berhubungan dengan akomodasi dan pendaftaran dengan tujuan untuk kesuksesan jalannya Sinode HKI yang ke-62 di Daerah VIII.

9.      Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Panitia Inti.

C.    Seksi Konsumsi :

1.      Menentukan jadwal rapat seksi.

2.      Mengusulkan besaran dana yang dibutuhkan untuk seksi ini.

3.      Menentukan menu makanan (sarapan, makan siang dan makan malam) yang cocok untuk seluruh peserta sinode termasuk snack/kudapan.

4.      Menjaga keramahan dari petugas konsumsi kepada seluruh peserta sinode, serta menjaga keasrian ruang makanan dan makanan yang disajikan.

5.      Dan lain-lain yang berhubungan dengan seksi konsumsi dengan tujuan untuk kesuksesan jalannya Sinode HKI yang ke-62 di Daerah VIII.

6.      Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Panitia Inti.

D.    Seksi Penerima Tamu :

1.      Menentukan jadwal rapat seksi.

2.      Mengusulkan besaran dana yang dibutuhkan untuk seksi ini.

3.      Menyediakan bunga kalung/pangku untuk Pucuk Pimpinan/Ibu dan tamu kehormatan yang diundang oleh Panitia Sinode.

4.      Menyediakan bunga semat untuk semua panitia.

5.      Menjaga keramahan dan tegur sapa kepada seluruh peserta dan undangan, secara khusus dalam acara pembukaan dan penutupan sinode.

6.      Dan lain-lain yang berhubungan dengan penerimaan tamu dengan tujuan untuk kesuksesan jalannya Sinode HKI yang ke-62 di Daerah VIII.

7.      Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Panitia Inti.

E.     Seksi Ibadah dan Acara :

1.      Menentukan jadwal rapat seksi.

2.      Mengusulkan besaran dana yang dibutuhkan untuk seksi ini.

3.      Mendesign acara ibadah yang variatif atau inkulturasi dengan rapi tanpa ada yang salah ketik baik dalam penulisan kata maupun lagu serta responsoria.

4.      Menentukan durasi ibadah tidak lebih dari satu setengah jam.

5.      Mengusulkan siapa-siapa petugas ibadah pada acara pembukaan dan penutupan sinode, seperti : pengkhotbah, liturgis, song leader serta MC.

6.      Mengusulkan pemimpin ibadah pagi dan malam selama sinode. 

7.      Mengatur jalannya barisan prosesi pada pembukaan dan penutupan sinode.

8.      Mengusulkan pelaksanaan Perjamuan Kudus sebelum penutupan sinode.

9.      Dan lain-lain yang berhubungan dengan seksi ibadah dan acara dengan tujuan untuk kesuksesan jalannya Sinode HKI yang ke-62 di Daerah VIII.

10.  Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Panitia Inti.

 F.     Seksi Persidangan :

1.      Menentukan jadwal rapat seksi.

2.      Mengusulkan besaran dana yang dibutuhkan untuk seksi ini.

3.      Bekerjasama dengan seksi ibadah dan acara untuk menentukan jalannya jadwal sinode.

4.      Mengusulkan dan memilih Pandu sinode guna untuk kelancaran jadwal sinode yang ditentukan oleh Panitia.

5.      Membuat kartu Pandu sinode.

6.      Bekerjasama dengan Notulis sidang sinode dan notulis sidang komisi untuk menyusun secara rapi materi-materi sidang sinode yang diputuskan guna untuk penggabungan menjadi resume dan keputusan Sinode HKI ke-62 di Daerah VIII.

7.      Dan lain-lain yang berhubungan dengan seksi persidangan dengan tujuan untuk kesuksesan jalannya Sinode HKI yang ke-62 didaerah VIII.

8.      Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Panitia Inti.

G.    Seksi Dana :

1.      Menentukan jadwal rapat seksi.

2.      Mengusulkan besaran dana yang dibutuhkan untuk seksi ini.

3.      Menyusun penggabungan anggaran biaya yang dibutuhkan oleh setiap seksi dalam bentuk proposal untuk keberhasilan dan kesuksesan Sinode HKI ke-62 di Daerah VIII.

4.      Mengusulkan keseluruhan katasasi biaya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan Sinode HKI ke-62 (dalam bentuk proposal) untuk mendapat persetujuan dari rapat pleno.

5.      Mengadakan pengumpulan dana spontanitas dari seluruh Panitia pada rapat perdana untuk keperluan dana awal.

6.      Menentukan dan menetapkan dana partisipasi dari setiap Resort yang ada di Daerah VIII Riau-Subagsel.

7.      Dan lain-lain yang berhubungan dengan seksi dana dengan tujuan untuk kesuksesan jalannnya Sinode HKI yang ke-62 di Daerah VIII Riau-Subagsel.

8.      Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Panitia Inti.

H.    Seksi Humas, Dokumentasi, Publikasi dan Pengerahan Massa :

1.      Menentukan jadwal rapat seksi.

2.      Mengusulkan besaran dana yang dibutuhkan untuk seksi ini.

3.      Bekerjasama dengan Panitia Inti atau yang membidangi seksi ini untuk menuliskan surat pemberitahuan (surat edaran) pelaksanaan Sinode kepada seluruh Jemaat di Daerah VIII Riau-Subagsel untuk diwartakan minimal dua kali sebelum pelaksanaan Sinode.

4.      Mengusulkan tamu atau undangan yang diundang dari Pemerintahan dan Gereja Tetangga untuk menghadiri acara pembukaan dan penutupan Sinode.

5.      Mengusulkan jumlah dari Jemaat atau Resort termasuk kontingen koor untuk hadir di acara pembukaan dan penutupan Sinode.

6.      Menggunakan media sosial dan media cetak untuk expose berita sebelum, pada acara Sinode berlangsung dan setelah Sinode selesai.

7.      Mengusulkan peliputan berita saat berlangsungnya Sinode HKI ke-62 oleh salah satu stasiun televisi.

8.      Mempublis serta menyimpan foto-foto penting selama penyelenggaraan Sinode untuk disimpan menjadi dokumentasi.

9.      Dan lain-lain yang berhubungan dengan seksi humas, dokumentasi, publikasi dan pengerahan massa dengan tujuan untuk kesuksesan jalannnya Sinode HKI yang ke-62 di Daerah VIII Riau-Subagsel.

10.  Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Panitia Inti.

I.       Seksi Keamanan :

1.      Menentukan jadwal rapat seksi.

2.      Mengusulkan besaran dana yang dibutuhkan untuk seksi ini.

3.      Berkoordinasi dengan Panitia Inti dan membidangi seksi ini untuk urusan surat-surat yang ditujukan kepada instansi Pemerintah seperti pengamanan Sinode ke pihak Polisi setempat, urusan pengalihan jalan jika diperlukan ke pihak Dinas Perhubungan serta surat mohon minta ijin keramaian atau pelaksanaan Sinode.

4.      Merekrut beberapa anggota Jemaat yang berstatus aparat keamanan (Polisi dan TNI) ditambah dengan PNB HKI Daerah VIII Riau-Subagsel untuk membantu seksi keamanan selama Sinode HKI ke-62 berlangsung.

5.      Dan lain-lain yang berhubungan dengan seksi keamanan dengan tujuan untuk kesuksesan jalannnya Sinode HKI yang ke-62 di Daerah VIII Riau Subagsel.

6.      Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Panitia Inti.

H.  Seksi Kesehatan :

1.                  Menentukan jadwal rapat seksi.

2.      Mengusulkan besaran dana yang dibutuhkan untuk seksi ini.

3.      Bekerjasama dengan Dinas Kesehatan setempat untuk membantu pengadaan satu unit ambulance serta obat-obatan untuk membantu Panitia.

4.      Merekrut anggota Jemaat yang berstatus sebagai Perawat, Bidan dan Dokter untuk terlibat dalam seksi kesehatan.

5.      Petugas kesehatan tetap berada di tempat Sinode dilaksanakan.

6.      Membuka stand atau ruang kesehatan dengan persediaan obat-obatan seperlunya.

7.      Dan lain-lain yang berhubungan dengan seksi kesehatan dengan tujuan untuk kesuksesan jalannnya Sinode HKI yang ke-62 di Daerah VIII Riau-Subagsel.

8.      Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Panitia Inti.

I. Seksi Hiburan, Seni dan Pertunjukkan :

1.                     Menentukan jadwal rapat seksi.

2.         Mengusulkan besaran dana yang dibutuhkan untuk seksi ini.

3.         Berkoordinasi dengan Panitia Inti dan yang membidangi seksi ini untuk menetapkan apakah artis Ibukota diundang untuk mengisi acara pembukaan atau penutupan Sinode.

4.         Mengusulkan acara hiburan pada malam hari.

5.         Mengupayakan penampilan budaya lokal yang menarik di acara hiburan malam dengan merekrut anggota Jemaat atau PNB yang berbakat.

6.         Memberi kesempatan kepada perwakilan peserta Sinode dari dua belas Daerah untuk tampil menyumbangkan lagu atau stand up komedi rohani di acara malam hiburan.

7.      Dan lain-lain yang berhubungan dengan seksi hiburan, seni dan pertunjukkan dengan tujuan untuk kesuksesan jalannnya Sinode HKI yang ke-62 di Daerah VIII Riau-Subagsel.

8.      Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Panitia Inti.

J.      Seksi Kerohanian dan Doa :

1.      Menentukan jadwal rapat seksi.

2.      Mengusulkan besaran dana yang dibutuhkan untuk seksi ini.

3.      Membentuk tim doa untuk mendoakan kesuksesan dan keberhasilan Sinode HKI ke-62 serta kerjasama yang baik diantara seluruh Panitia.

4.      Bekerjasama dengan Panitia Inti dan yang membidangi seksi ini untuk menulis surat edaran agar semua Jemaat se-Daerah VIII Riau-Subagsel turut mendoakan keberhasilan dan kesuksesan Sinode HKI ke-62 menjadi pujian dan hormat kepada Allah Bapa di sorga serta sukacita dan kemajuan di HKI Daerah VIII   Riau –Subagsel.

5.      Dan lain-lain yang berhubungan dengan seksi kerohanian dan doa dengan tujuan untuk kesuksesan jalannnya Sinode HKI yang ke-62 di Daerah VIII Riau-Subagsel.

6.      Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Panitia Inti.

                                                                                     Pematangsiantar, 23 Oktober 2017

                       

Pdt. Jansen Simanjuntak, M.Th.,MM    Pdt. Dr. Jusuf Hutapea        Pdt. Benyamin Saragi, S.Th Kepala Departemen Marturia                       Ketua Panitia                           Sekretaris Panitia